KSeF w biurze rachunkowym - o czym pamiętać?

Każdy przedsiębiorca będzie musiał korzystać z KSeF już za jakiś czas. Krajowy System e-Faktur jest ogólnopolskim systemem informatycznym, który pozwala odbierać, wysyłać i przechowywać faktury ustrukturyzowane. Takie rozwiązanie niesie za sobą wiele korzyści, zwłaszcza w kontekście ułatwienia i usprawnienia pracy. Jak nadać uprawnienia do KSeF dla biura rachunkowego? Co trzeba wiedzieć o fakturach dotyczących zakupu i sprzedaży?

Uprawnienia do KSeF dla biura rachunkowego

Szczególnie ważnym zagadnieniem dla wielu firm jest KSeF w biurze rachunkowym. Przedsiębiorcy mogą upoważnić takie biuro lub osoby fizyczne do dostępu i wystawiania faktur ustrukturyzowanych. W efekcie faktury podatnika wystawiane będą przez osoby fizyczne do tego uprawnione, np. pracowników biura rachunkowego. Pamiętajmy o tym, że mamy wybór co do tego, czy chcemy bezpośrednio nadać uprawnienia danych osobom (także spoza firmy), czy wskazać podmiot uprawniony do tworzenia i otrzymywania faktur oraz umożliwiać pośrednie przekazywanie uprawnień. Jak nadać uprawnienia w systemie wFirma? To zadanie jest proste - wystarczy na koncie swojej firmy podpiętym pod biuro przejść do zakładek: Ustawienia-Faktury-E-Faktury-Krajowy System e-Faktur-Nadawanie Uprawnień i wskazać nadawane mu uprawnienia. 

Faktury dotyczące sprzedaży i zakupu a KSeF

Wdrożenie KSeF krok po kroku pozwoli zapoznać się z wszystkimi funkcjonalnościami i podejmować działania zgodnie z aktualnymi przepisami. Okazuje się, że podatnicy korzystający z tego systemu muszą przygotować się do wystawiania faktur sprzedażowych. Jakie kroki należy podjąć? Przede wszystkim trzeba przygotować faktury merytorycznie i technicznie, dokonać autoryzacji oraz wysłać faktury do systemu. Następnie dochodzi do odrzucenia lub przyjęcia faktury przez KSeF (odrzucenie dotyczy sytuacji, gdy struktura XML dokumenty nie jest zgodna ze schametem faktury ustrukturyzowanej) i nadania numeru referencyjnego (użytkownik otrzymuje UPO z KSeF). 

Nie zapominajmy o tym, że podatnik może także pobierać faktury zakupowe. Podczas dobrowolnego korzystania z KSeF z platformy można pobierać jedynie te faktury, które zostały dobrowolnie wystawione przez sprzedawcę za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Gdy wejdzie w życie obowiązkowy KSeF - faktury kosztowe pobierzemy z platformy rządowej, gdyż faktury w innych formach nie będą miały prawa bytu. Sprzedawca nadal będzie mógł posługiwać się papierowymi fakturami, ale takie dokumenty będą musiały być dostępne do pobrania w KSeF. Zgodnie z ustawą o VAT wiadomo, że wystawione faktury w tym systemie są uznane za otrzymane z dniem przydzielenia im numeru identyfikującego!

Paragony z NIP a KSeF

Kolejnym ważnym tematem, który interesuje wielu przedsiębiorców, są paragony z NIP a KSeF. Jeśli sprzedaż dotyczy osób fizycznych nieprowadzących firmy, udokumentowanie tej czynności odbywa się dzięki kasie fiskalnej. Osoba prywatna ma możliwość dodatkowo domagać się wystawienia faktury, co przewidziano w przepisach. Warunkiem jest złożenie takiego żądania w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym wydano towar lub wykonano usługę. Istotne jest to, że wystawienie faktury na żądanie kupującego nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku wystawienia faktury. W sytuacji, gdy faktura dotyczy sprzedaży zewidencjonowanej z zastosowaniem kasy rejestrującej, do egzemplarza dokumentu dołącza się paragon fiskalny (papierowy) lub pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu i unikatowy numer kasy rejestrującej (numery te znajdują się na paragonie fiskalnym w elektronicznej postaci). 

Wyjątek stanowi faktura uproszczona w wersji paragonu, która dotyczy przypadku, gdy sprzedawca w treści paragonu umieści numer identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy, a wartość transakcji nie będzie wyższa niż 100 euro lub 450 złotych. Wtedy należy wystawić jedynie paragon. 

Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy dla przedsiębiorców działających w Polsce. Użytkowanie tego systemu oznacza przyspieszenie i ułatwienie codziennej pracy.