KSeF (czyli Krajowy System e-Faktur) funkcjonuje w polskim systemie podatkowym jako dobrowolne rozwiązanie. Od 2026 roku ma się to zmienić - system stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców w naszym kraju. Pozwala on wystawiać i udostępniać faktury strukturalne, funkcjonując aktualnie jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji (obok faktur elektronicznych i papierowych). Jak wystawiać faktury w KSeF krok po kroku? Jak wybrać najlepszy program do fakturowania z KSeF?

KSeF krok po kroku

Korzystanie z KSeF krok po kroku nie jest trudnym zadaniem, dlatego każdy przedsiębiorca sobie z tym doskonale poradzi. Podatnicy korzystający z Krajowego Systemu e-Faktur muszą się przygotować do wystawiania faktur sprzedażowych. Z jakich działań składa się ten proces? Etapy korzystania z KSeF są w tym wypadku następujące:

• Przygotowanie merytoryczne faktury
• Przygotowanie techniczne faktury
• Autoryzacja użytkownika
• Wysyłka faktury do Krajowego Systemu e-Faktur
• Przyjęcie lub odrzucenie faktury przez system (odrzucenie występuje, gdy struktura XML faktury nie jest zgodna z obowiązującym schematem faktury ustrukturyzowanej)
• Nadanie numeru referencyjnego i otrzymanie UPO z KSeF

Jeśli chodzi o przygotowanie merytoryczne faktury, obejmuje ono określenie wszystkich wymaganych i opcjonalnych pól schemy. Warto podkreślić, że dane do faktury mogą znajdować się w wielu systemach informatycznych, dlatego warto postawić na odpowiedni program do faktur KSeF, przykładowo z oferty wFirma. W tym wypadku wszystkie dane znajdują się w jednym miejscu, a system waliduje nieprawidłowości w trakcie tworzenia faktury, a użytkownik może poprawić te dane na wstępnym etapie generowania dokumentacji, jeszcze przed przesłaniem do Krajowego Systemu e-Faktur. 

Program do fakturowania z KSeF

Jaki program do fakturowania KSeF wybrać? Doskonałym rozwiązaniem jest program wFirma, który pozwala na bezpośrednie wystawianie i odbieranie faktur strukturalnych bez logowania się do platform zewnętrznych. Do dyspozycji mamy pełną integrację z KSeF, co znacznie ułatwia codzienną pracę biurom rachunkowym i przedsiębiorcom. Z jakich funkcji skorzystamy? Użytkownicy programu do fakturowania wFirma mogą korzystać z bezpośredniej wysyłki faktur sprzedaży do KSeF, importu faktur zakupowych z KSeF i pobierania Urzędowego Poświadczenia Odbioru. Faktury sprzedaży (po włączeniu integracji) są automatycznie przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur, a użytkownik dodatkowo może korzystać z wersji roboczej faktury, która po zatwierdzeniu jest przesyłana do systemu. System wFirma pozwala także na automatyczny import wydatków z KSeF - dzięki tej funkcji faktury kosztowe są automatycznie pobierane raz na dzień, bez ingerencji użytkownika, w nocnej porze.

Po przetworzeniu dokumentu przez KSeF możemy z powodzeniem pobrać UPO (czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru) bezpośrednio z systemu wFirma, co jest potwierdzeniem odpowiedniego dostarczenia dokumentu do Krajowego Systsemu e-Faktur. O czym jeszcze warto wiedzieć? Okazuje się, że nowoczesny program wFirma oferuje biurom rachunkowym roczny dostęp do systemu dla 10 klientów i przedsiębiorcom trzydzieści dni bezpłatnego okresu próbnego. W efekcie można dokładnie przeanalizować wszystkie funkcje systemu, w tym integrację z KSeF. 

Ostatecznie to podatnik (klient biura rachunkowego) odpowiada formalnie za prawidłowe tworzenie faktur i ich zgodność z aktualnymi przepisami. Jednakże biuro rachunkowe odgrywa istotną role w zapewnieniu sprawnych działań w tym zakresie. Powinno zatem wspierać swoich klientów w dopełnieniu nowych obowiązków. Jeżeli oferuje klientom system do wystawiania faktur, musi zadbać o to, aby narzędzie było całkowicie zintegrowane z KSeF! Integracja jest bowiem jednoznaczna ze zgodnością z przepisami i automatycznym pobieraniem oraz archiwizowaniem dokumentów, co z kolei usprawnia codzienne działania w tym zakresie. Wybierając program do fakturowania z KSeF, warto mieć na uwadze zarówno specyfikę działalności, jak i własne potrzeby.