Czym różni się prowadzenie działalności w 2026 roku od poprzednich lat?

Rok 2026 przynosi istotne zmiany dla przedsiębiorców w Polsce, związane z cyfryzacją rozliczeń podatkowych, nowymi obowiązkami raportowymi oraz utrzymaniem obowiązku mechanizmu podzielonej płatności i rosnącą rolą płatności bezgotówkowych. Poniżej omawiamy najważniejsze zmiany, ich wpływ na prowadzenie działalności gospodarczej oraz wyzwania, z którymi muszą się zmierzyć firmy.

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) - nowe standardy fakturowania

Od 2026 roku w Polsce obowiązuje Krajowy System e-Faktur (KSeF), który wprowadza jednolity, elektroniczny standard wystawiania, odbierania i przechowywania faktur. W pierwszym etapie, od 1 lutego 2026 roku, obowiązek korzystania z KSeF objął największe podmioty, których obrót w poprzednich latach przekroczył 200 mln zł. Pozostali przedsiębiorcy zostali objęci tym obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 roku, przy czym dla najmniejszych firm przewidziano ograniczone okresy przejściowe.

KSeF opiera się na fakturach ustrukturyzowanych, które są przesyłane do centralnego systemu i otrzymują unikalny numer identyfikacyjny. Oznacza to odejście od tradycyjnych faktur papierowych oraz plików PDF w obrocie gospodarczym. Wprowadzenie systemu pozwala na automatyzację procesów fakturowania, usprawnienie archiwizacji dokumentów oraz ograniczenie liczby błędów formalnych. Jednocześnie przedsiębiorcy muszą dostosować swoje systemy finansowo-księgowe i procedury wewnętrzne do nowych wymogów, co dla wielu firm stanowi istotne wyzwanie organizacyjne.

Nowe obowiązki sprawozdawcze - JPK_CIT i JPK_PIT

Kolejną istotną zmianą w 2026 roku jest rozszerzenie obowiązków raportowych poprzez wprowadzenie jednolitego pliku kontrolnego JPK_CIT oraz JPK_PIT. Nowe regulacje obejmują podatników prowadzących księgi rachunkowe i zakładają obowiązek prowadzenia ewidencji w formie elektronicznej zgodnie z określonymi strukturami logicznymi oraz cyklicznego przekazywania danych do administracji skarbowej.

Celem wprowadzenia JPK_CIT i JPK_PIT jest zwiększenie przejrzystości rozliczeń podatkowych oraz usprawnienie działań kontrolnych organów skarbowych. W praktyce oznacza to konieczność bardzo dokładnego i spójnego prowadzenia ksiąg rachunkowych, a także dostosowania systemów księgowych do nowych wymogów technicznych. Wdrożenie tych zmian wiąże się z dodatkowymi kosztami, takimi jak aktualizacja oprogramowania czy szkolenie pracowników odpowiedzialnych za księgowość i podatki. W odpowiedzi na rosnącą złożoność obowiązków raportowych coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na outsourcing usług księgowych, traktując go jako sposób na ograniczenie ryzyka błędów, zapewnienie zgodności z przepisami oraz odciążenie własnych zasobów organizacyjnych.

Mechanizm podzielonej płatności (split payment) i płatności bezgotówkowe

W 2026 r. w Polsce mechanizm podzielonej płatności (MPP) nadal obowiązuje dla transakcji dotyczących tzw. towarów i usług wrażliwych, których wartość przekracza 15 000 zł brutto. Obowiązek ten został przedłużony i obowiązuje obecnie co najmniej do 29 lutego 2028 r., o ile odpowiednie akty prawne UE nie zostaną zmodyfikowane. Niezastosowanie mechanizmu w wymaganych przypadkach może skutkować konsekwencjami podatkowymi, dlatego przedsiębiorcy powinni prowadzić precyzyjną analizę transakcji pod kątem ich kwalifikacji do MPP.

Sprawdź też: Czym jest podzielona płatność?

Jednocześnie nadal rośnie znaczenie płatności bezgotówkowych w obrocie gospodarczym. Transakcje kartami, BLIKiem czy innymi instrumentami elektronicznymi stanowią coraz większy udział w całkowitych rozliczeniach przedsiębiorstw, co wpływa na sposób realizowania płatności oraz integrację rozwiązań finansowych w firmach. Przejście na elektroniczny obieg dokumentów i płatności sprzyja automatyzacji procesów i może przyspieszyć obieg środków, pod warunkiem właściwego dopasowania systemów płatniczych do obowiązujących przepisów.

Rok 2026 pod znakiem wielu istotnych zmian

Zmiany obowiązujące od 2026 roku istotnie wpływają na sposób prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Obowiązkowy KSeF, nowe struktury JPK_CIT i JPK_PIT oraz utrzymanie mechanizmu podzielonej płatności zwiększają zakres odpowiedzialności przedsiębiorców w obszarze rozliczeń podatkowych i finansowych. Jednocześnie rosnąca digitalizacja procesów może w dłuższej perspektywie przynieść korzyści w postaci większej przejrzystości, automatyzacji i lepszej kontroli nad finansami firmy. Kluczowe znaczenie ma jednak odpowiednie przygotowanie organizacyjne, aktualizacja procedur oraz świadome podejście do wyboru modelu prowadzenia księgowości w nowych realiach prawnych.

Artykuł powstał przy współpracy z MNP Tax & Accounting