Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF sprawiło, że przedsiębiorcy mają do dyspozycji nowoczesne i funkcjonalne narzędzie do wystawiania faktur strukturalnych. W tym wypadku warto zapoznać się z przepisami, które jasno określają zasady i sposoby korzystania z KSeF. Czym jest nota korygująca? Co musimy wiedzieć o samofakturowaniu w KSeF? 

Noty korygujące a KSeF

Wiele osób interesuje się zagadnieniem tj.noty korygujące a KSeF. Warto wiedzieć, że nota korygująca nie jest dokumentem księgowym - jej zadaniem jest formalna korekta otrzymanej faktury od sprzedawcy. W ustawie o VAT czytamy, że nabywca towaru lub usługi może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą w razie stwierdzenia pomyłek, jednakże z wyjątkiem pomyłek w zakresie:

• Miary i ilości dostarczonych towarów lub usług
• Kwoty obniżek cen i opustów, w tym w formie rabatu w związku z wcześniejszą zapłatą (jeśli nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej netto)
• Ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku
• Stawki podatku lub stawki podatku od wartości dodanej w razie korzystania z procedur szczególnych
• Wartości dostarczonych towarów, objętych transakcją, bez kwoty podatku
• Kwot należności ogółem
• Sumy wartości sprzedaży netto wraz z podziałem na sprzedaż zwolnioną od podatku i objętą poszczególnym stawkami podatku
• Kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto wraz z podziałem na kwoty związane z poszczególnymi stawkami podatku

W powyższych przypadkach nie ma możliwości wystawienia noty korygującej. 

Samofakturowanie w KSeF

Nabywca może postawić na samofakturowanie w KSeF, jednakże pod warunkiem spełnienia dodatkowych warunków. Pozwalają one zabezpieczyć sprzedawcę, gdyż nie każdy podmiot może wystawiać faktury sprzedaży w jego imieniu. Według ustawy o VAT podmiot, który nabywa towary lub usługi od podatnika, może wystawiać na jego rzecz i w jego imieniu faktury: wskazane w art. 106b ust.1 pkt 4 ustawy (faktury zaliczkowe), dokumentujące dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu lub dokumentujące dostawę towarów (albo świadczenie usług), o których mowa w art. 106a pkt 2 lit. b ustawy (czyli wtedy, gdy miejscem świadczenia usług jest terytorium trzeciego kraju). Pamiętajmy także o tym, że sprzedawca i nabywca muszą zawrzeć umowę w sprawie tworzenia faktur w trybie samofakturowania - w niej określa się procedurę zatwierdzania dokumentów przez sprzedawcę. 

Instrukcje KSeF dla klientów biura rachunkowego

Kolejnym ważnym tematem dla przedsiębiorców jest umowa z biurem rachunkowym KSeF wzór. Osoby korzystające z systemu wFirma mają do dyspozycji kompletne instrukcje i przykładowe wzory wiadomości mailowych dla klientów biura, co znacznie usprawnia  proces informacyjny w firmie. Dlaczego warto skorzystać z takich dokumentów? Przede wszystkim dlatego, że zawarte informacje tłumaczą klientom kluczowe terminy wdrożenia KSeF i prowadzą przedsiębiorców krok po kroku przez techniczne aspekty zmian w systemie wFirma. Proponowana jest dokładna instrukcja generowana certyfikatów w systemie Ministerstwa Finansów i wyjaśnienia dotyczące procedury integracji konta z systemem księgowym. Poza tym wzór precyzuje kwestie obsługiwania dokumentów, które pozostają poza systemem (np. faktury zagraniczne). Jak pobrać załącznik w łatwy i szybki sposób? Wystarczy pobrać plik z akapitu "Pliki do pobrania". 

Obowiązkowy Krajowe System e-Faktur jest zarówno zmianą technologiczną, jak i rewolucją w procesach księgowych, która wymaga redefinicji zasad współpracy z kontrahentami. Biura rachunkowe zapoznają się z modyfikacjami już od dłuższego czasu. Warto jak najszybciej rozmawiać z klientami na temat technicznego odbioru e-faktur, ewentualnych zmian w terminach płatności czy konieczności nadania uprawnień w systemie. Wczesna edukacja partnerów biznesowych pozwoli zminimalizować ryzyko błędów przy wysyłaniu dokumentów, uniknąć chaosu oraz zapewnić płynność finansowaną firmy w okresie przejściowym. Na szczęście zawsze można liczyć na wsparcie ekspertów finansowych, którzy rozwieją wszelkie wątpliwości związane z KSeF.